Как да планираш във времето конкурс за избор на агенция

Колко дни или седмици би отнело търсенето на най-подходящата агенция, която да изпълни твоя конкурс, е въпрос на вътрешна организация. За да фиксираш времето успешно, трябва да си наясно с реалистичните опции за избор. Следването на модел от стъпки е най-логичната крачка в случая: 

1. Подготви реалистичен график за целия процес. Дай си сметка през колко човека и/или отдела трябва да мине одобрението на кандидатите, кой има крайната дума за избора. Ако за това кои ще стигнат до финалната права, отговорността е на двама или трима души, тяхното организиране не би било трудно. В случай че става дума за няколко екипа и техните мениджъри, то вероятно ще е нужно малко повече време, както и подход за планирането им. Запиши точни дати за различните фази. Отбележи и кога ще бъде взето крайното решение.
2. Приоритизирай с разум. Когато подготвяш критериите за избор, помисли кое наистина има най-висока степен на важност за теб като човек, натоварен с избора, както и за компанията. Можеш ли да направиш компромис с нещо, има ли характеристики, за които обезателно ще следиш? По този начин можеш по-лесно да отсяваш в движение, особено ако кандидатствалите агенции са повече. Това ще е рационален метод и за спазването на вече начертания график. 
3. Организирай себе си. За да ръководиш процеса по навременен избор, е от изключителна важност да можеш първо да се справиш със собствената си настройка. Личният тайминг и самоконтролът са ключът към ефективното управление на общия времеви процес. Всякакви дребни помощници като подсещащи известия, включване на блокирано за четене на предложенията време в календара и дори система от знаменца на мейлите и задачите за седмицата ще улеснят следенето на процеса. В Зоната за конкурси на Brand Network също изпращаме подсещания за някои от най-важните стъпки. 

Няколко маркера са отчетлив символ за лошо управление на сроковете.

• Липса на ефективност. Ако не можеш да подредиш задачите, приоритетите и нагласите си, то няма как да постигнеш и резултата, от който имаш нужда, а именно – припокриване на план-графика със заложения срок. Важните неща първо, казват хората. И това не е случайно.
• Пилеене на време. Да оставяш задачите в обсега на разточителството и да протакаш изпълнението им, показва, че нещо сериозно спъва регулирането. Твърде разточителните срокове те изваждат от ритъм и не са полезни за никого.
• Загуба на контрол. Ако не знаеш как да подредиш критериите и приоритетите, вероятно страдаш от загуба на контрол над живота си. Това може да увеличи нивата на стрес и безпокойство. А те, от своя страна, няма да позволят нищо да върви по план – най-малко планираният конкурс. Затова опитай да решиш кое е важно за теб и се фокусирай върху него. Дори и ако е само да се грижиш за кучето си по цял ден. Все някой ще направи конкурса – и тя или той биха имали значително по-добре шансове да го проведат успешно, ако твоите приоритети са поставени другаде.

И не на последно място – техническата част. Както с всяко планиране, винаги се започва от края. Помниш, че някои от известните хора карат служителите си да си представят резултата, готовия продукт и така да започнат процеса по създаването му. Същото е и със заданието. Кога трябва да се проведе кампанията е крайъгълният камък на всеки избор, не само защото е в кръстосана зависимост от множество фактори, а защото около това планиране трябва да се организират всички останали.

Началната дата за стартиране на активността трябва да позволи достатъчно време за подготовка след вземане на решението кой да бъде партньор в провеждането й. Понякога – наистина рядко – възможността за бърза реакция може да бъде и решаващ фактор при избора на партньора. Но всички сме наясно, че за повечето неща има технологично време, което рядко можем да прескочим успешно. 

Срокът за избор на изпълнител или доставчик на услугата е следващата стъпка, която трябва да фиксираш, за да продължиш напред. А напред или назад в този случай означава към крайния срок за подаване на предложения.

Не се надценявай с твърде кратки срокове за разглеждане и оценка на постъпилите предложения. Дори и ако зависи само от теб – може би ще можеш да четеш цяла нощ преди крайния срок. Но лошото на нощите е, че трудно получаваш отговор веднага. А обикновено възникват въпроси за уточнение. В повечето организации и за по-големите конкурси рядко един човек взима сам решението. Затова според йерархичната структура, процедурите за одобрения и корпоративната култура си позволи между 2 дни и 2 седмици (ако проектът позволява) за реакция.

За улеснение и избягване на технически грешки, алгоритъмът на календара в конкурсите на brand-network.me не позволява да се поставят невъзможни срокове. Но все пак – за магьосници, да.

А след като си поставил рамките и управляваш времето на процеса, следва да попълниш и всички полета с детайли, някои от които също ключови за успех. Повече чети в следващия ни пост. 

Как да напишеш ефективно задание? Виж ТУК.

А как да напишеш име на заданието си чети ТУК.