Как да подредиш задачите си с няколко стъпки
Задълженията ти стигат до гушата. Направо потъваш в отговорности, а новият проект дори още не е включен в целия този куп. Далеч си от усещането за удоволствие, вместо това буцата в гърлото те задушава и нямаш никаква идея как ще се справиш. И то навреме! Решение всъщност винаги има. Понякога дори може да е изключително опростено и съвсем до теб.
Първо нахвърляй като в брейнсторминг, без ред, всичко, което трябва да приключиш. Можеш да пишеш на таблото си със задачи, в тефтер с химикалка, на лаптоп, таблет или в телефона си – ти избираш къде би било не само най-удобно, но и най-характерно за теб. Следвай тези насоки, които са важни за твоя списък:
- Приоритети – Определи коя задача ти е по-важна, кое трябва да свършиш непременно днес. Отсей важното от маловажното. Можеш да направиш три различни списъка. В единия да поставиш задачите, които искаш непременно да бъдат изпълнени днес. В другия – тези, които търпят отлагане с ден-два. А в третия да присъства работа, крайният срок за която може да бъде и седмица, та и повече. Не забравяй да осъвременяваш тези планове, за да не пропуснеш да прехвърлиш някоя от не толкова наложителните задачи в първия списък. Задрасквай или изтривай онези, които пък вече са свършени. Възможно е задачи за бъдещето да отпаднат, както и да се появят нови.
- Ресурси – Помисли как ще свършиш тези задачи, какво ти трябва – техника, кола, статия, която да прочетеш, човек, с когото да се консултираш. Ако всичко зависи само от собствената ти организираност, действай и се пускай смело към крайната цел. При необходимост от допълнителни човешки или технически ресурси, помисли за най-рационалните варианти, с които да ги набавиш.
- Време – Колко отнема всяка задача или поне тези, които трябва да бъдат свършени днес? Ако виждаш плана и във времеви аспект, можеш да пресметнеш възможно ли е въобще да свършиш всичко сега, дали не поемаш твърде голям обем от работа, ще се стигне ли до забавяне на срокове и протакане на работното време. За да не се провали планът ти, внимавай колко задачи си поставяш. Разполагаш с осем, десет или пък четири часа за работа на ден, нали? Идеята на списъка е не да свършиш невъзможно много неща наведнъж, а да знаеш кое след кое е по-добре да направиш. Тоест, да погледнеш на работата си като от дрон и да прецениш кое парче къде да сложиш, за да имаш в срок цялостен пейзаж.
- Награда – Самопоздрави се за приключените цели и прави списък и на малките си победи. Това ще ти действа мотивиращо и ще откроява успехите ти. Нека успехът и самочувствието ти се отразяват като в огледало.
Ето и три предложения за безплатни приложения, които може да улеснят планирането ти:
- Google Tasks – Изключително подходящо приложение, ако работиш често с Gmail. За всяка друга апликация не би било така интуитивно да се синхронизира с Gmail акаунта ти. Добавянето на задачи е бързо, има срокове, списъци и подзадачи.
- Microsoft To Do – Приложение с опция за гъвкаво и бързо залагане на задачи. Най-отличителното тук е възможността за лесна интеграция с цялата система на Microsoft.
- Todoist – Това е един от най-популярните списъци със задачи в момента. Има безплатна версия, а платената е от 3 долара на месец. Приложението може да работи с почти всяка съществуваща платформа.
Едно от основните предизвикателства е да можеш да прецениш реалното време, което една задача ти отнема. Важно е да заложиш минутите, които включват творчески дух, професионално въображение и рационален подход към даден ангажимент. Разбира се, понякога настроението ти може да не е така продуктивно. Ако обаче умееш да извличаш максималното от себе си, базирайки се на стъпките, които вече имаш в главата си, планът ти ще се осъществи. Ползвай целите и приоритетите като отправна точка. В случай че имаш опция за избор, по-добре работи в тази част от денонощието, в която концентрацията ти е най-силна.
Тук трябва да имаш предвид, че както и в живота, винаги може да се появи нещо непредвидено, да изникне нов проект или в личния ти живот да се случи нещо, което да отмени задачите. Разбира се, обикновено вероятността за това е далеч по-ниска от вероятността всичко да си е на мястото. Ако си с настройка за гъвкавост, ще приемаш по-леко дните, в които връхлитат изненади.
Една от идеите на списъка е и да се фокусираш и върху свършеното. Когато успееш да се самоорганизираш, ставаш далеч по-ефективен. Всъщност, реализирането на планираните задачи е белег за успешен мениджърски подход. Накрая, вместо да оставяш безпорядък и тежки мисли за това, колко още много ти остава, затваряш страницата на подредения си служебен ден с усещането за добре свършена работа.
Чети още:
С какво EQ помага в рекламния бизнес?
5 книги за лидери, издадени през 2021
10 джаджи, които ще улеснят бизнеса ти
Четири стъпки за избор на подходящия проект
10 облика на маркетинга през 2021 година